Het geheim van een goede administratie

mappen voor de administratie, waarin inkoopfacturen en verkoopfacturen zijn opgeborgen. Deze mappen staan in een archiefkast.

Afbeelding van Hebi B. via Pixabay

 

Het klinkt zo simpel: uw boekhouding bijhouden in een onlinepakket, u pakt waar en wanneer u wil de app er even bij en weet precies hoe het gaat met uw bedrijf. Eenvoudig, simpel, piece of cake! Of toch niet helemaal…

Laat ik zelf nou niet zoveel hebben met apps van boekhoudprogramma’s. Begrijp me goed, ik ben gek op apps, zoals bijvoorbeeld die van de bank. Even snel het saldo checken of een betaling doen. En met die app van een online winkel, die winkel van ons allemaal, waar ik eenvoudig en snel van alles kan bestellen. Maar voor de boekhouding zie ik het toch een beetje anders…

Bij zijn met je administratie

Een goed dashboard of overzicht van uw administratie heeft (tenminste) één voorwaarde: u moet wel bij zijn met de administratie. Want om te bepalen hoe het precies gaat met uw bedrijf, dan horen wel de inkoopfacturen, verkoopfacturen en de bonnetjes van de losse aankopen allemaal geüpload te zijn.

Klinkt als een open deur intrappen, maar vaak blijkt dat bij het verwerken van de bankmutaties dan toch weer een bonnetje van bijvoorbeeld het tankstation spoorloos is verdwenen. Gelukkig is er een grootboekrekening met de titel ‘vraagposten’. Maar hoelang staat die mutatie daar vervolgens op?

Teveel betaalde belasting blijkt uit administratie?

Erger is nog dat bij het checken van de openstaande posten, ofwel wat er nog aan bedragen binnen moet komen, ineens blijkt dat er nog facturen openstaan die vorig jaar al zijn betaald. Dan vraagt u zich al snel af hoe de ontvangen betalingen dan wel zijn geboekt. Na wat uren zoekwerk komt u erachter dat die als omzet zijn geboekt in uw administratie, met als gevolg dat het totaalbedrag van de omzet hoger is, de winst daardoor hoger is en u daardoor waarschijnlijk teveel belasting hebt betaald. Een nieuwe uitzoekklus dient zich aan…

Admi-On Advies

Ik raad u aan om elke dag uw boekhouding aandacht te geven. Boek de bank en zoek de eventueel nog niet ingeboekte inkoopfactuur, maar die al wel betaald is, er meteen bij. Boek de factuur op de juiste kostenplaats. Let daarbij ook op de datum van de factuur. Wanneer u iedere dag de boekingen doet, dan houdt u met gemak de boekhouding bij. En dán geeft het dashboard zeker een goed beeld.

U kunt natuurlijk ook een boekhouder inhuren. Zo kijk ik bijvoorbeeld niet alleen naar het dagelijkse beeld, maar ook of er ook moet worden afgeschreven op eerder gedane investering. Of naar de kasstroom en de opbouw van de verschillende potjes: voor de btw, de loonbelasting en uw eigen salaris. Kortgezegd, voorzie ik u van gevraagd en ongevraagd advies…

Nieuwsgierig naar meer Admi-On Advies?

Kijk voor mijn totale werkwijze op Waarom Admi-On. En heeft u nog vragen? Neem dan vooral contact met mij op.

Met vrolijke groet,
Petra Elzinga

Fiets van de zaak of privé?

fiets van de zaak

Afbeelding van Stan Petersen via Pixabay

 

Tijdens de coronacrisis is er door veel mensen thuisgewerkt. Dat blijft nog wel even zo. Sterker nog: de regering wil dit graag stimuleren en gaat hierover in gesprek met de werkgevers. Maar dat niet alleen, ook een ‘fiets van de zaak’ komt ter sprake nu de vervoersbedrijven niet het aantal reizigers kan vervoeren dat voor de crisis gebruik maakte van het ov. Daarnaast wilt u wellicht niet met een mondkapje op reizen.

Dan is een fiest van de zaak wellicht iets voor u. Want wist u dat u de fiets net als de auto voor de zaak kan gebruiken? En dat u als ondernemer de keus hebt om de aangeschafte fiets ‘op de zaak’ te zetten, dan wel de gereden kilometers tegen € 0,19 aan privé mag vergoeden?

Fiets van de zaak

Als u de fiets tenminste 10% voor zakelijke afspraken gebruikt mag u de fiets op de zaak zetten. Dat betekent dat bij aanschaf de btw aftrekbaar is. Bij de btw-aangifte vordert u de btw dus terug van de belastingdienst. Kost de fiets meer dan € 450, dan móet de fiets in 5 jaar worden afgeschreven. Alle kosten die u maakt voor de fiets zijn aftrekbaar. Dus de bonnen en facturen van reparaties en lekke banden zijn onkosten voor de zaak en mogen in mindering gebracht worden van de winst. Ook die btw mag u terugvorderen. Kost de fiets meer dan € 2300,- dan komt de investering in aanmerking voor de Kleine InvesteringsAftrek-regeling, de KIA; 28% van de koopprijs is extra aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Vooral bij het kopen van een nieuwe elektrische fiets kom je al gauw op dit bedrag.

Privéfiets voor zakelijk gebruik

Net als bij de auto, kunt u er ook voor kiezen de fiets privé in gebruik te nemen. Gebruikt u de fiets voor een zakelijke afspraak, noteer dan de datum, het aantal kilometers en het reisdoel. Per verreden kilometer mag u € 0,19 van de winst afhalen. Gebruikt u toevallig ook een privé-auto zakelijk, dan mag u die kilometers bij elkaar optellen. U kunt de kilometers afzonderlijk van elkaar bijhouden maar ook heel gemakkelijk in één Excelbestand. Noteer dan ook met welk voertuig u naar de verschillende afspraken (reisdoel) bent gegaan.

Fiets van de zaak of privé?

Afhankelijk van uw situatie is het sowieso verstandig om eerst goed uit te rekenen of u de fiets nu zakelijk of privé moet aanschaffen. Vraag u af hoe vaak u de fiets zakelijk gaat gebruiken. Maak daarnaast een inschatting van het aantal kilometers en het gebruik op de lange termijn. Komt u er niet uit dan kunnen we wellicht samen beoordelen wat voor u de juiste keuze is.

Vragen over fiets van de zaak?

Heeft u vragen over dit onderwerp of is u iets niet duidelijk? Neem dan gerust contact met mij op. Voor nu wens ik u alvast mooie zakelijke fietstochten toe! Met vrolijke groet, Petra Elzinga