Boekhouding verwerken

Verwerken boekhouding nodig voor Belastingdienst

Boekhouding verwerken een noodzakelijk kwaad?

De afgelopen tijd heb ik in meerdere artikelen laten weten dat ik Profit First Professional wil worden. De training vordert gestaag en ik vind alles wat ik leer zó interessant! Maar dat betekent natuurlijk niet dat ik geen boekhouding meer wil verwerken. Ik ben er nog steeds voor degene die alles op dat gebied het liefst uit handen wil laten vallen en mij ermee wil opschepen… Dit doe ik immers al een aantal jaren. De training zie ik dan ook als uitbreiding van mijn dienstenpakket.

Boekhouding verwerken

Het verwerken van de boekhouding blíjft voor velen een noodzakelijk kwaad. De Belastingdienst eist dat we bij het bepalen van de winst, het jaarinkomen van de zzp’er, bepaalde regels volgen. Ook bij het aanvragen van bijvoorbeeld een hypotheek of lening, zal om déze cijfers worden gevraagd. Jij als zzp’er hebt vaak meer interesse voor de bankrekening en dan met name naar het exacte saldo. Is er voldoende geld om opzij te zetten voor winst, een buffer voor minder goede tijden? En voor de nabije toekomst vraag je je wellicht af of je genoeg opzij hebt gezet om de inkopen te kunnen betalen en – eind deze maand weer – de omzetbelasting?”

Bijhouden van productie- of voorraadadministratie

Een andere vraag die waarschijnlijk weleens bij je opkomt is of alle werkzaamheden met betrekking tot het leveren van jouw diensten ook daadwerkelijk zijn doorgefactureerd aan de klant? En betreft het in jouw geval een bedrijf met meerdere personen, een eenmanszaak mét personeel, of werk je samen met andere zzp’ers? Dan is het een hele klus om in de gaten te houden of alle ingekochte diensten wel zijn meegenomen in de verkochte diensten. En dan hebben we het nog niet eens over de voorraadadministratie en het bepalen van de kostprijs. Ik ken alle geheimen van een goede administratie.

Heb jij het gevoel dat je bedrijf of de boekhouding verwerken je boven het hoofd groeit? Dan wil ik je graag helpen om alles in goede banen te leiden!

Met vrolijke groet,
Petra Elzinga

Administratie bijhouden

Administratie bijhouden map met facturen uit 2014 (7 jaar bewaren)

Administratie bijhouden: als je een bedrijf hebt móet je dat doen, dat staat in de wet. Maar hoe doe je dat? En wát moet je allemaal bijhouden?

Hóe je de administratie bijhoudt is niet voorgeschreven, áls je het maar doet. Maar wat valt eigenlijk allemaal onder de administratie? Een definitie die ik heb gevonden door te Google-en is:

Traditioneel: het bijhouden van financiële verantwoording door middel van boekhouding. Meer omvattend: het systematische verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van een huishouding, bedrijf, instelling of andere organisatie. Bron: De Financiële begrippenlijst, online oktober 2021.

Bijhouden voor de Belastingdienst

Nog steeds vrij vaag. Dus verder zoeken. De ‘aangifte inkomstenbelasting’ is een belangrijke reden om je administratie goed bij te houden en te bewaren. Want tot 7 jaar later kan de Belastingdienst je aangifte controleren. Als ze dan vragen hebben moet je kunnen aantonen waarom je iets in je administratie hebt verwerkt. Kun je dat niet, heb je bijvoorbeeld de inkoopfactuur niet meer, dan gaan ze zelf de winst en btw berekenen en moet jij bewijzen waarom je het daar niet mee eens bent; omgekeerde bewijslast noemen ze dat.

Wát moet je bewaren?

Ik vind dan op de site van de Belastingdienst een lijstje met een aantal voorbeelden:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda’s en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden
  • gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie.

Dat is heel wat meer dan alleen de in- en verkoopbonnen! Ik zei al dat de Belastingdienst niet voorschrijft hóe je je administratie voert. Het mag dus met de hand in een schrift, in Excel, en ook in een administratiepakket op je computer. Het voordeel van een administratiepakket is dat je daar ook je nota’s digitaal in kunt bewaren. Dit is ook toegestaan, de Belastingdienst neemt hier genoegen mee. Verder berekent zo’n pakket de btw-aangifte voor je. Meestal kun je die trouwens ook rechtstreeks vanuit je pakket indienen.

Administratie bijhouden?

Heb je hier verder nog vragen over? Of wil je je administratie geheel of gedeeltelijk uit handen geven? Neem dan contact met me op, ik help je graag!

Met vrolijke groet,
Petra Elzinga

Het geheim van een goede administratie

mappen voor de administratie, waarin inkoopfacturen en verkoopfacturen zijn opgeborgen. Deze mappen staan in een archiefkast.

Afbeelding van Hebi B. via Pixabay

 

Het klinkt zo simpel: uw boekhouding bijhouden in een onlinepakket, u pakt waar en wanneer u wil de app er even bij en weet precies hoe het gaat met uw bedrijf. Eenvoudig, simpel, piece of cake! Of toch niet helemaal…

Laat ik zelf nou niet zoveel hebben met apps van boekhoudprogramma’s. Begrijp me goed, ik ben gek op apps, zoals bijvoorbeeld die van de bank. Even snel het saldo checken of een betaling doen. En met die app van een online winkel, die winkel van ons allemaal, waar ik eenvoudig en snel van alles kan bestellen. Maar voor de boekhouding zie ik het toch een beetje anders…

Bij zijn met je administratie

Een goed dashboard of overzicht van uw administratie heeft (tenminste) één voorwaarde: u moet wel bij zijn met de administratie. Want om te bepalen hoe het precies gaat met uw bedrijf, dan horen wel de inkoopfacturen, verkoopfacturen en de bonnetjes van de losse aankopen allemaal geüpload te zijn.

Klinkt als een open deur intrappen, maar vaak blijkt dat bij het verwerken van de bankmutaties dan toch weer een bonnetje van bijvoorbeeld het tankstation spoorloos is verdwenen. Gelukkig is er een grootboekrekening met de titel ‘vraagposten’. Maar hoelang staat die mutatie daar vervolgens op?

Teveel betaalde belasting blijkt uit administratie?

Erger is nog dat bij het checken van de openstaande posten, ofwel wat er nog aan bedragen binnen moet komen, ineens blijkt dat er nog facturen openstaan die vorig jaar al zijn betaald. Dan vraagt u zich al snel af hoe de ontvangen betalingen dan wel zijn geboekt. Na wat uren zoekwerk komt u erachter dat die als omzet zijn geboekt in uw administratie, met als gevolg dat het totaalbedrag van de omzet hoger is, de winst daardoor hoger is en u daardoor waarschijnlijk teveel belasting hebt betaald. Een nieuwe uitzoekklus dient zich aan…

Admi-On Advies

Ik raad u aan om elke dag uw boekhouding aandacht te geven. Boek de bank en zoek de eventueel nog niet ingeboekte inkoopfactuur, maar die al wel betaald is, er meteen bij. Boek de factuur op de juiste kostenplaats. Let daarbij ook op de datum van de factuur. Wanneer u iedere dag de boekingen doet, dan houdt u met gemak de boekhouding bij. En dán geeft het dashboard zeker een goed beeld.

U kunt natuurlijk ook een boekhouder inhuren. Zo kijk ik bijvoorbeeld niet alleen naar het dagelijkse beeld, maar ook of er ook moet worden afgeschreven op eerder gedane investering. Of naar de kasstroom en de opbouw van de verschillende potjes: voor de btw, de loonbelasting en uw eigen salaris. Kortgezegd, voorzie ik u van gevraagd en ongevraagd advies…

Nieuwsgierig naar meer Admi-On Advies?

Kijk voor mijn totale werkwijze op Waarom Admi-On. En heeft u nog vragen? Neem dan vooral contact met mij op.

Met vrolijke groet,
Petra Elzinga