Administratie bijhouden

Administratie bijhouden map met facturen uit 2014 (7 jaar bewaren)

Administratie bijhouden: als je een bedrijf hebt móet je dat doen, dat staat in de wet. Maar hoe doe je dat? En wát moet je allemaal bijhouden?

Hóe je de administratie bijhoudt is niet voorgeschreven, áls je het maar doet. Maar wat valt eigenlijk allemaal onder de administratie? Een definitie die ik heb gevonden door te Google-en is:

Traditioneel: het bijhouden van financiële verantwoording door middel van boekhouding. Meer omvattend: het systematische verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van een huishouding, bedrijf, instelling of andere organisatie. Bron: De Financiële begrippenlijst, online oktober 2021.

Bijhouden voor de Belastingdienst

Nog steeds vrij vaag. Dus verder zoeken. De ‘aangifte inkomstenbelasting’ is een belangrijke reden om je administratie goed bij te houden en te bewaren. Want tot 7 jaar later kan de Belastingdienst je aangifte controleren. Als ze dan vragen hebben moet je kunnen aantonen waarom je iets in je administratie hebt verwerkt. Kun je dat niet, heb je bijvoorbeeld de inkoopfactuur niet meer, dan gaan ze zelf de winst en btw berekenen en moet jij bewijzen waarom je het daar niet mee eens bent; omgekeerde bewijslast noemen ze dat.

Wát moet je bewaren?

Ik vind dan op de site van de Belastingdienst een lijstje met een aantal voorbeelden:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda’s en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden
  • gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie.

Dat is heel wat meer dan alleen de in- en verkoopbonnen! Ik zei al dat de Belastingdienst niet voorschrijft hóe je je administratie voert. Het mag dus met de hand in een schrift, in Excel, en ook in een administratiepakket op je computer. Het voordeel van een administratiepakket is dat je daar ook je nota’s digitaal in kunt bewaren. Dit is ook toegestaan, de Belastingdienst neemt hier genoegen mee. Verder berekent zo’n pakket de btw-aangifte voor je. Meestal kun je die trouwens ook rechtstreeks vanuit je pakket indienen.

Administratie bijhouden?

Heb je hier verder nog vragen over? Of wil je je administratie geheel of gedeeltelijk uit handen geven? Neem dan contact met me op, ik help je graag!

Met vrolijke groet,
Petra Elzinga

Nieuws rondom de btw-aangifte

btw-aangifte
Veel ondernemers doen tegenwoordig de boekhouding met een onlinepakket. Vanuit dat pakket kan meestal met een druk op de knop de btw-aangifte worden ingediend. Maar ik hoor ook nog ondernemers die de administratie in bijvoorbeeld Excel bijhouden. Dat heeft tot gevolg dat de btw-aangifte moet worden ingediend door dit in te vullen op de site van de Belastingdienst.

Btw-aangifte via site Belastingdienst

Op dit moment kun je daar op twee manieren inloggen: met je DigiD, of door in te loggen in het oude portaal met je gebruikersnaam en wachtwoord. Vanaf 1 januari 2022 kan de btw niet meer op die laatste manier worden ingediend. Bovendien lijkt het erop dat het vanaf dan ook niet meer met je Digid mogelijk is. Je kunt dan alleen nog inloggen met eHerkenning niveau 3. Zaak dus om dit nu aan te vragen!

Btw-verkopen België

Overigens is dit niet alleen noodzakelijk voor diegene die in moet loggen voor de btw-aangifte. Sinds 1 juli 2021 is er namelijk veel veranderd voor wie verkoopt aan klanten buiten Nederland in Europa. Verkoop je bijvoorbeeld via een platform als Bol.com aan particulieren in België? Tot en met afgelopen 30 juni moest je deze klanten de Nederlandse btw in rekening brengen. En werd deze omzet meegenomen in de Nederlandse btw-aangifte, bijvoorbeeld bij vak 1A.

Vanaf 1 juli moet aan deze klanten de btw die in hun land van toepassing is, in rekening worden gebracht. Nu is dat voor België ook 21%, dus invloed op het te betalen bedrag omzetbelasting zal in dat geval wel meevallen. Echter, deze te betalen btw kan dan niet meer in de Nederlandse btw-aangifte worden meegenomen maar moet in dit geval in België worden aangegeven en betaald!

Unieregeling

Gelukkig is daar wel wat op bedacht. Je kunt gaan deelnemen aan de zogenaamde Unieregeling zodat je in elk geval geen Belgisch btw-nummer hoeft aan te vragen. Ook kun je deze btw gaan aangeven door in te loggen bij de Nederlandse Belastingdienst bij “Inloggen voor Ondernemers”. Dit zit overigens nog wel allemaal in het beginstadium. Zelfs bij de Belastingdienst zijn ze nog druk bezig om alles te regelen!

Btw in uw administratie

Bovenstaande heeft trouwens wel invloed op de administratie. De btw die aan het buitenland moet worden betaald, vraagt om extra grootboekrekeningen voor de btw en voor de omzet. Bovendien moeten er twee rapporten voor btw-aangiftes komen. Heb je bijvoorbeeld een webshop die is gekoppeld aan je administratie, dan zal in de webshop ook het één en ander moeten worden ingesteld!

Hulp nodig bij de btw-aangifte?

Zo zie je maar dat de btw-aangifte een lastig iets kan zijn. Ik help je graag om problemen te voorkomen!

Met vrolijke groet,
Petra Elzinga

Seizoenspatroon en jaarplanning

Seizoenspatroon van invloed op jaarplanning

En dan is de zomer alweer voorbij en hebben we in dit jaar nog maar vier maand te gaan! In mijn blog van mei over de haalbaarheid van je financiële prognose, schrijf ik dat je nog een week of zes hebt om op de helft van de jaarplanning te komen; nu heb je nog maar vier maand dus. Een heel verschil!

Seizoenspatroon van invloed op je jaarplanning?

Voor het bekijken of je wel of niet je planning gaat halen heeft een eventueel seizoenspatroon veel invloed. Haal jij in de feestmaanden, laten we zeggen november en december, een groot deel van je omzet, of heb je dat voor dit jaar juist al achter de rug? Dat is een eerste aandachtspunt. Wat voor invloed heeft de zomervakantie, die nu zo’n beetje voor heel Nederland achter de rug is? Werk je alleen in het hoogseizoen, of juist van oktober tot en met maart?

Jaarplanning

Verder kun je een planning maken voor een bepaald omzetniveau. Je kunt ook gaan kijken naar de winst die je wilt behalen. Als je omzet moet worden gehaald in een bepaald deel van het jaar, kun je dat cijfer al hebben gehaald. Maar vergeet niet dat kantoorkosten zoals je internet, telefoon, huur, vaak het hele jaar gewoon doorgaan en dus nog invloed hebben op je resultaat ook al heb je het omzetcijfer al gehaald.

Investeren?

Verder is dit misschien ook wel hét moment om na te gaan denken of je nog extra wilt investeren. Als je dit jaar tot nu toe nog net onder de grens voor de KIA, de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, zit kan het handig zijn om in de komende maanden een investering die je toch al in je hoofd hebt, al dit jaar te gaan doen. Dit betekent een extra belastingaftrekpost van 28% van wat het je kost!

Boekhouding bijhouden

Om dit allemaal te kunnen beoordelen is je boekhouding een superhandig hulpmiddel. Áls die tenminste goed is bijgewerkt. Daarmee maak ik maar weer eens het het belang van het bijhouden van je administratie duidelijk.

Hulp nodig bij de jaarplanning? Ruggespraak? Of wil je je administratie uit handen geven? Ik help je er graag mee!

Met vrolijke groet,
Petra Elzinga

Foto: Canva

 

Auto op de zaak of in privé?

Auto op de zaak

Na de mooie foto van mijn auto mét gigantische stickers erop kán het natuurlijk niet anders: een blog over de auto op de zaak! Over de fiets op de zaak schreef ik overigens ook al eens. Nu dus over de auto.

Privéauto zakelijk gebruiken

Je bent zzp’er en rijdt in je auto naar klanten, leveranciers, netwerkbijeenkomsten (die nu ook weer op gang komen gelukkig!). Als je net begonnen bent met je bedrijf, zal dat misschien de auto zijn die je ook privé gebruikt. Die heb je al en ja, wat rijd je nou zo’n eerste jaar nog voor je zaak hè? Eerst maar een jaar zo aankijken. En dat hoeft helemaal niet zo verkeerd te zijn. Voor elke kilometer die je voor de zaak rijdt mag je namelijk € 0,19 als kosten boeken. Houd daarvoor wel een kilometerregistratie bij met vermelding waar je en met welk doel je daar heenging. En als je de kilometers op Google Maps of zo opzoekt: vergeet dan niet om het dubbele aantal te nemen; je gaat toch ook weer naar huis?

Auto op de zaak

Na een poosje word je privéauto minder. En omdat je overal berichten ziet over de auto op de zaak begin je er toch over na te denken om de volgende auto op de zaak te zetten. Je kunt dan de eventuele btw bij aanschaf terugvragen, je brandstofkosten zijn aftrekbaar en ook díe btw krijg je terug. En van de aanschafwaarde mag je voor de inkomstenbelasting 28% aftrekken vanwege de KIA (kleinschaligheidsinvesteringsaftrek).

Privégebruik

Gebruik je de auto daarnaast ook nog steeds privé? Dan vraagt de Belastingdienst wel wat terug voor de voordelen die ik hierboven noem. Ten eerste de bijtelling. Een veel gehoord begrip maar wat is het nu eigenlijk? Bijtelling wil zeggen dat je een deel van de aftrekposten weer terugdraait. Je verhoogt de winst van je bedrijf dus. Is je auto jonger dan 16 jaar dan is de bijtelling ongeveer 22% van de cataloguswaarde (incl. btw en bpm). Is hij 16 jaar of ouder, dan is de bijtelling nog maar 35% van de handelswaarde.

Btw terugbetalen

Verder heb je in de loop van het jaar alle btw teruggekregen. Hiervan moet je aan het einde van het jaar een deel terugbetalen. De hoogte van dat bedrag is meestal 2,7% van alweer de cataloguswaarde.

Voorwaarden auto op de zaak

En dan is er nog een voorwaarde om de auto op de zaak te mógen zetten! De auto moet in elk geval 500 km per jaar voor de zaak worden gebruikt. Dit geldt trouwens ook andersom. Kun je aantonen met een rittenregistratiesysteem dat je de auto mínder dan 500 km voor privé hebt gebruikt? Dan hoef je geen bijtelling en btw-correctie toe te passen!

Lastig verhaal dit alles? Ik help je er graag mee! Je mag me gerust bellen.

 

Vakantiegeld gemist?

vakantiegeld in een potje apart gezet

Voor werknemers is de maand mei altijd een leuke maand: lekker, het vakantiegeld komt binnen! Elke maand wordt hier 8% voor opzij gezet. Dit betekent dat het vakantiegeld bijna een maandloon extra is. Zo voelt het althans. Voor zzp’ers gaat dit niet op. Er is geen wet die bepaalt dat de zzp’er in mei een maandloon extra bij krijgt. Maar je kunt het natuurlijk wel zelf regelen! En daarmee kom ik weer bij de digitale spaarpotjes.

Vakantiegeld opzij zetten

Ik heb eerder geadviseerd om iedere maand geld opzij te zetten. Denk aan het reserveren van geld voor de btw, het betalen van je inkoopfacturen en voor je salaris. En daar zou je dus ook een potje aan toe kunnen voegen voor je eigen vakantiegeld. Als je daar nu mee begint heb je volgend jaar als je met vakantie gaat al een mooi bedrag gespaard. Voor al deze potjes kun je werken met vaste percentages van het saldo van je rekening waarop de klanten je facturen betalen. Maar werk je liever met vaste bedragen, geen probleem. Ook hierin bepaal jij zelf wat je het prettigst vindt.

Blijkt nu dat je toch nog wel wat extra geld om handen zou willen hebben? Dat kan natuurlijk altijd gelden. Tips kunnen dan zijn om een extra belrondje te maken. Naar nieuwe klanten, oude klanten waarvoor je wat nieuws hebt ontwikkeld, en ga zo maar door…

Zakelijk sparen of privé?

Al die potjes, zet je die dan op zakelijke rekeningen of toch liever privé? Als je ze zakelijk houdt betaal je er minder belasting over. Maar het moet wel te verdedigen zijn dat je het geld in de zaak houdt. Een buffer voor je zaak is dat zeker. Daar is de afgelopen periode een duidelijk voorbeeld van. Een buffer van drie maanden vaste lasten van je bedrijf lijkt me niet te veel. Een potje voor een investering, zeer verstandig.

Hierover advies nodig? Dan kom ik graag met je in gesprek!

Met vrolijke groet,
Petra Elzinga

Foto: Canva